Kundcase:

Malmbron – mötesbokning för Swedbank

6000 möten per månad åt swedbank

Malmbron är experter på mötesbokning och bokar upp till 6 000 möten i månaden åt företagets största kund, Swedbank. Då sitter upp till 40 personer och bokar in möten åt Swedbanks kundrådgivare. Hjärtat i företaget är S2-systemet.

Hade inte gått utan s2

– Vi har gått från cirka 100 bokningar i månaden när vi startade till närmare 6 000 bokningar i månaden. Utan S2 hade vi inte varit där vi är idag, säger Fredrik Almroth, en av de två grundarna av Malmbron.

Malmbron är idag Swedbanks enda leverantör av mötesbokningar. Merparten av dem som bokas är redan kunder i banken och mötena är antingen fysiska sådana, eller telefonmöten.

Tydlig bokningsprocess

Malmbron får namn och adresser till kunderna av banken. Adresserna importeras till S2-systemet där varje hushåll blir ett enskilt kundkort. Här finns – förutom namn, adress och telefonnummer – även anteckningar om när kunden kontaktades senast och i vilket ärende. På kundkorten kan man även lägga in instruktioner, som hur långt ska mötet vara, vad ska kunden ta med och vad syftet med mötet är.

När mötet bokats skickas en bekräftelse till kunden och bankens rådgivare. Till rådgivaren skickas också anteckningar från samtalet om vad kunden önskar hjälp med.

S2-systemet har många funktioner i sitt grundutförande, men Malmbron har tillsammans med S2 tagit fram flera nya funktioner som passar verksamheten.

Vinner på ständiga förbättringar

– Vi har lagt mycket tid och resurser på att anpassa S2-systemet till att vara helt skräddarsytt för vår verksamhet. Där har S2 varit ytterst behjälpliga som idésprutor och bollplank. Vi har en tät dialog där jag skickar många förbättringsförslag. Min kontakt på S2 kommer ofta med egna förslag när han hört mina funderingar och sedan kommer vi tillsammans fram till bästa lösningen, säger Therese Lundqvist, kontorschef på Malmbron.

En av de senaste förbättringarna handlar om att kunna styra meddelanden till rådgivarna på banken med hjälp av regler. Skulle antalet kundkort understiga ett fastställt antal går det automatiskt iväg ett mail som berättar att Malmbron behöver fler kontakter att boka in. Bara den ändringen har effektiviserat Malmbrons arbete med nästan en heltidstjänst.

Enkelt och snabbt att jobba i

Förutom den snabba och effektiva återkopplingen är själva S2-systemet också enkelt och snabbt att jobba i – så att medarbetarna kan arbeta koncentrerat. S2 har varit en avgörande del i Malmbrons framgång.

– Jag tror inte att vi kunnat ha en sådan utveckling på företaget utan S2, säger Therese Lundqvist, kontorschef på Malmbron.