Fler kvalitativa möten

Flexibelt systemstöd avgörande för Brightsales

I jakten på nya kunder är det många som väljer att anlita en extern leverantör för bokning av möten. Och ju fler möten som bokas, desto bättre… Eller? Niklas Waara Åhrlin, vd på Brightsales, har arbetat länge med mötesbokning och insåg tidigt att kvantitet inte är allt:

– Jag är säljare i grund och botten och har jobbat med flera olika typer av försäljning genom åren. Av en slump kom jag in på mötesbokning som affärsområde under en tidigare anställning, på ett företag som idag inte finns kvar. Jag saknade fokus på kvalitet; det som räknades där var hur många möten man bokade – inte hur bra de var. Därför startade jag en egen verksamhet i hopp om att jag skulle kunna göra det bättre själv.

I och med detta skapades Brightsales – ett företag som i huvudsak erbjuder mötesbokning för komplexa tjänster. För att förverkliga Brightsales ambition om att kvalificera bokningsförfarandet, krävdes ett verktyg som kan kvalitetssäkra och förenkla hela bokningsprocessen; från distribution av tillgängliga tider till ett genomfört lyckat möte. Det gör mötesbokning till en komplex process. Valet föll på systemet S2 och Niklas förklarar varför:

– Jag letade faktiskt upp S2 på nätet. Vi satt då med en annan leverantör och hade beslutat oss för att titta på många olika system inför en ny upphandling. Andra verktyg som jag hade provat tidigare var komplicerade och var inte anpassade till det vi jobbar med; de var mer uppbyggda som CRM-moduler. S2 är anpassat för att vi ska kunna göra många kontaktförsök på ett väldigt strukturerat sätt och det har ett tight men flexibelt användargränssnitt.

Just flexibilitet och hög servicegrad är något som Waara Åhrlin särskilt vurmar för i samarbetet med S2. Det har gjort att Brightsales tillsammans med S2 har kunnat arbeta fram en lösning som initialt inte fanns:

– De lyssnar på vad vi säger och löser våra problem. Den kundinloggningsfunktion vi använder idag designades för oss och innebär att vi nu har ett lätthanterligt och effektivt verktyg att arbeta i. Därför kan vi använda S2 som en konkurrensfördel i upphandlingar med våra kunder – vi kan erbjuda den här smarta funktionen och det kan inte våra konkurrenter.

När vi jobbar i S2 kan vi få direkt tillgång till de inbokade säljarnas egna kalendrar, så att vi kan se vilka tider en säljare är tillgänglig. När bokningen är gjord uppdateras säljarens kalender automatiskt. Det gör uppdragsgivarens säljare mycket effektivare eftersom vi kan fylla luckor istället för att blockera dagar för dem. Dessutom behöver de aldrig meddela oss vilka dagar och tider de är tillgängliga att ta möten eftersom vi ser det direkt i S2.

Utöver fördelarna med mötesbokningsprocessen beskriver Niklas S2 som en viktig beståndsdel i deras verksamhet. Inte bara för själva mötesbokningen, utan även i fråga om administration. Niklas fortsätter:

– Vi använder S2 även för hanteringen av en stor del av vår administration gentemot kund. Vårt tidigare arbetssätt var rätt bökigt, vilket nu har förenklats och på så sätt har vi sparat väldigt mycket pengar. Dessutom innebär det en transparent lösning gentemot våra kunder.

Att lägga mindre tid på administration har resulterat i att Brightsales i hög grad kan fokusera på det de verkligen är bra på – kvalificerad mötesbokning. Niklas avslutar:

– Den stora skillnaden mellan att använda S2 och att inte använda S2 är helt enkelt fler bokade, kvalitativa möten.

By |2018-06-04T01:06:32+00:002018-04-12|kunskapsbank|